Obieg dokumentacji w czasach pandemii koronawirusa w organizacjach pozarządowych

W dobie pandemii koronawirusa większość instytucji decyduje się na pracę zdalną, a obrót dokumentami w wersji papierowej staje się coraz trudniejszy i niebezpieczny. Obecna sytuacja narzuciła więc racjonalne rozwiązanie jakim jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentacji.

Elektroniczny obiegu dokumentów to uporządkowany system pozwalający na wymianę informacji oraz dokumentacji. Z założenia ww. system ma ułatwić przepływ dokumentacji i pozwalać na pełne monitorowanie prowadzonych spraw z zachowaniem właściwych zasad przechowywania i gromadzenia danych. Obieg ten musi odbywać się jednak z zachowaniem wypracowanych wcześniej procedur oraz zgodnie z polityką bezpieczeństwa. 

W pierwszym etapie należy pokonać ograniczenia technologiczne. Dzięki narzędziom informatycznym służącym do efektywnej komunikacji- np. skanowanie dokumentów to sposób na sprawny obieg dokumentów, poprawiający wydajność pracy i usprawniający wymianę informacji zarówno wewnątrz instytucji, jak i w relacjach na zewnątrz. Instytucja może skorzystać z gotowych narzędzi informatycznych (dość kosztowne rozwiązanie), albo samodzielnie wypracować schematy postępowania z elektronicznymi dokumentami, jednak niezmienne pozostaje określenie, jakie cele stawiamy wprowadzając dane rozwiązanie.

System powinien zapewniać łatwość wyszukiwania pism, uzgadniania ich treść i archiwizację. Ważne jednak, aby sam obieg był ściśle sprocedurowany, zgodnie z polityką bezpieczeństwa organizacji, tak aby zapewnić maksymalną ochronę danych (w grę wchodzi tu systematyzacja informacji, chronione katalogi i systemy zabezpieczeń haseł).

Przy dużym napływie dokumentów ważne jest to, aby pracownicy/ przedstawiciele organizacji przestrzegali poniższych zasad:

  • zapisywanie dokumentów według ustalonej metody ich nazywania w jednym docelowym miejscu na dysku,
  • odpowiednia organizacja dokumentów,
  • tworzenie elektronicznych kopii zapasowych dokumentów, np. w tzw. chmurze.

Archiwizacja danych powinna odbywać się w oparciu o proste procedury, takie jak np. jednolity opis i numeracje dokumentów a następnie segregowanie ich do odpowiednich folderów np. według układu chronologicznego czy innego ogólnie przyjętego klucza. W sposób ten należy postępować zarówno z dokumentami zewnętrznymi jak i wewnętrznymi.

Dla wypracowania sprawnego obiegu dokumentacji w danej jednostce jest osoba, na której spoczywa odpowiedzialność za stosowanie się do ustalonych procedur.

 

Zawarcie umowy w formie elektronicznej

Najpopularniejszą formą zawierania umów jest forma pisemna. W obecnej sytuacji w kraju, najczęstszą praktyką stosowaną przez organizacje jest drukowanie dokumentu (umowy), podpisanie go przez upoważnioną osobę, a następnie skanowanie i wysłanie skanu do drugiej strony. Tak podpisany i przekazany dokument nie spełnia jednak wymogów formy pisemnej.

W świetle obowiązujących przepisów prawa do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Z kolei do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Z własnoręcznym podpisem zrównany został kwalifikowany podpis elektroniczny.

Mając na względzie powyższe należy uznać, że podpis złożony na dokumencie, który został następnie zeskanowany lub wysłany faksem, nie spełnia wymogów własnoręcznego podpisu, co powoduje konieczność uznania, że forma pisemna nie została zachowana. Stanowisko takie zostało wyrażone m.in. w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 2 października 2002 r. (III PZP 17/02), w której uznano, że przesłanie faksem (telefaksem) dokumentu zawierającego oświadczenie woli, na którym był złożony własnoręczny podpis, nie spełnia warunku podpisu własnoręcznego w rozumieniu art. 78 zdanie pierwsze k.c. (…) Faks jest bowiem jedynie kopią pisma, a więc także kopią złożonego na nim własnoręcznego podpisu.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie czynności prawne, dokonane bez wymaganej formy pisemnej, będą nieważne. Dotyczyć to będzie wyłącznie tych czynności, dla których przepisy przewidują rygor nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej. Inaczej mówiąc -to czy umowa wymaga specjalnej formy wynika z przepisów prawa lub z ustaleń samych stron.

Z drugiej jednak strony wysyłanie dwóch egzemplarzy drogą pocztową i oczekiwanie na zwrot jednego egzemplarza jest z kolei czasochłonne i kosztowne.

Jak już wspomniano wcześniej,  w świetle przepisów prawa cywilnego możliwe jest również zawarcie umowy w formie elektronicznej, poprzez złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oznacza to opatrzenie pliku w odpowiednim nieedytowalnym formacie (np. pdf) kwalifikowanym e- podpisem. Niniejszy podpis traktuje się jako substytut własnoręczności osoby.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest to narzędzie ułatwiające zdalną wymianę dokumentów. Dla zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa najlepiej byłoby, gdyby wszelkie umowy zostały opatrzone właśnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny to taki, który został wystawiony z zastosowaniem odpowiednich procedur weryfikacji tożsamości jego użytkownika a do jego wykorzystania konieczny jest indywidualny klucz.

Podpisanie umowy w formie elektronicznej, tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne w skutkach z podpisaniem umowy w formie pisemnej. Jeżeli dla ważności danej umowy wymagana jest forma pisemna, wystarczy zawarcie tej umowy w formie elektronicznej przy zastosowaniu kwalifikowanego e-podpisu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zastosowanie podpisu kwalifikowany ma takie samo znaczenie jak podpis odręczny.

Forma dokumentowa umów

Dużo prostszym i tańszym sposobem zawierania umów jest zgodnie z art. 77(2) Kodeksu cywilnego dokumentowa forma umowy. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest zaś nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. W związku z powyższym za oświadczenia złożone w formie dokumentowej uznać można m.in. wiadomości przesłane za pośrednictwem poczty e-mail oraz dokumenty podpisane za pomocą niekwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Tym samym z umową zawartą w formie dokumentowej będziemy mieli do czynienia, gdy strony umowy ustalą jej warunki poprzez wymianę e-maili.

Tym samym spełnienie wymogu zachowania formy dokumentowej umów jest równie skuteczne jak zawarcie umów w formie pisemnej, o ile rodzaj zawieranej umowy nie wymaga dla ważności zachowania formy pisemnej. Należy jednak pamiętać, iż umowy zawierane w ww. formie nie powinny zawierać standardowych zapisów:

Umowę zawarto w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Powyższe zapisy umów można zastąpić następującymi odpowiednikami:

Umowę zawarto w formie dokumentowej pod rygorem nieważności.

Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy dokumentowej pod rygorem nieważności.

 

Ochrona danych osobowych

W tym miejscu należy również odnieść się do zasad ochrony danych osobowych. Tylko osoby upoważnione mogą przetwarzać dane osobowe. Wobec powyższego administrator ma obowiązek upoważnić wszystkich niezbędnych pracowników do przetwarzania danych osobowych.

Każdy pracownik przed przystąpieniem do przetwarzania danych powinien uzyskać od administratora uprawnienie dostępu do zasobów informatycznych w postaci loginu i hasła (odrębnego dla każdego z pracowników). Każdy komputer powinien zostać wyposażony w program wymuszający zmianę hasła co 30 dni. Hasła powinny składać się z co najmniej 8 znaków (małe, wielkie litery, przynajmniej jedna cyfra lub znak specjalny).  Każdy komputer powinien zostać wyposażony w legalny, licencjonowany program antywirusowy. Każdy komputer powinien mieć automatyczny wygaszacz ekranu, w przypadku czasowego przestoju pracy, tak aby chociaż przy krótkiej nieobecności pracownika osoba nieuprawniona nie miała możliwości dostępu do danych. Przesyłane drogą elektroniczną pliki z danymi osobowymi powinny być szyfrowane.

Według raportu Związku Firm Ochrony Danych Osobowych (ZFODO) aż 92 proc. incydentów naruszenia RODO stanowią działania nieumyślne. Ponieważ ich przyczyną jest najczęściej błąd ludzki, często mówi się, że pracownicy stanowią rzekomo najsłabsze ogniowo w łańcuchu zabezpieczeń ochrony danych osobowych. Wprowadzenie wewnętrzne procedur ma zatem na celu uświadomienie pracownikowi zasad przestrzegania ochrony danych osobowych oraz konsekwencji ich naruszenia. Dodatkowo niezbędne jest bieżące kontrolowanie realizacji powyższych zasad przez pracownika, poprzez bezpośredniego jego kontrolowanie przez administratora lub upoważnioną do tego osobę.

Niezbędne jest również pogłębianie wiedzy pracowników o zasadach ochrony danych osobowych, poprzez systematyczne organizowanie szkoleń. Kluczem do stworzenia skutecznego systemu ochrony danych osobowych jest stałe podnoszenie wiedzy i wiadomości osób przetwarzających dane osobowe.

 

Podsumowanie

Obecny okres pandemii wymusza na instytucjach wykorzystywanie technologii do zawierania umów. W większości przypadków użycie formy dokumentowej umożliwia skuteczne zawieranie umów online. Jednak jeżeli dana organizacja posiada możliwości techniczne i finansowe powinna zastosować inną formę tj. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Forma dokumentowa umożliwia łatwiejszy i szybszy sposób zawierania umów. Warto jednak zadbać o odpowiednie zabezpieczenia procesu zawierania umów.

 

Materiał dla Instytutu Praw Pacjenta i Edukacji Zdrowotnej przygotowały adw. Monika Stemplewska i prawnik Aleksandra Sobisz (Grupa Prawnicza Stemplewska, Rytel Adwokaci i Radcowie Prawni sp. p.) ramach projektu „Sieć dla zdrowia”.

Projekt „Sieć dla zdrowia” jest realizowany z dotacji programu Aktywni Obywatele – Fundusz Krajowy, finansowanego z Funduszy EOG.